Правила получения и утверждения документов в СБИС

как получить документы в сбис

Одной из возможностей пользования СБИС является доступность обмена электронными документами с поставщиками и покупателями с помощью сервиса. Вы можете направлять и получать документы, сверять взаиморасчеты, пользуясь функционалом системы и электронной подписью, при этом документы будут иметь полную юридическую силу.

Правила получения документов в системе СБИС

Ежедневно компании получают документы в программе, как от контрагентов, так и от госучреждений. При получении, входящие документы автоматически обрабатываются программой и сортируются, впоследствии переходя к сотрудникам.

В СБИС определен регламент проведения операции, её тип и правила, в соответствии с которыми поступивший документ будет обработан и принят компанией.

Также настроена автоматическая передача ответственному сотруднику или подразделению.

Правила получения документов и их регистрации и последующей обработки заданы по умолчанию. В соответствии с требованиями Вашей компании, можно изменить установленные правила или настроить свои.

сбис онлайн

Как изменить правила получения документов по умолчанию

Если вы не стали менять настройки получения документов, то все входящий регистрируются автоматически в соответствии с правилами по умолчанию.

При заданных таким образом правилах получения документов можно настроить вручную следующие параметры в личном кабинете:

  • «Ограничить круг отправителей» — с помощью которого Вы сможете определять от кого получать документы;
  • «Включить ручное распределение»;
  • «Настроить передачу ответственному» — в соответствии с которым документы на выполнение будут передаваться назначенному лицу.

изменить правила

Чтобы изменить эти параметры, Вам нужно будет осуществить следующие действия:

  • Перейти в раздел «Документы»;
  • Зайти в папку «Входящие»;
  • Нажать на значок, обозначающий настройки;
  • Изменить соответствующий параметр;
  • Сохранить изменения.

Как изменить настройку «Ограничить круг отправителей»

Если по какой-то причине Вы не хотите получать документы с помощью электронного документооборота СБИС от всех пользователей, либо хотите исключить конкретных, то понадобится:

  • Следуя инструкции выше перейти в раздел «От кого получать документы?»;
  • Добавить контакты, с которыми Вы планируете осуществлять электронный документооборот в «Избранные»;
  • Выбрать параметр получения документов «Только от внесенных в Избранные».

ограничить круг исполнителей

Таким образом, Вы будете получать документы только от тех контрагентов, кого сами внесли в список. Другие контрагенты не смогут осуществлять с вами ЭДО.

Как изменить настройку «Включить ручное распределение»

Для того чтобы входящие документы не обрабатывались и регистрировались автоматически, можно изменить функцию регистрации документов на ручную, для этого:

  • Следуя инструкции выше, переходим в раздел «Правила регистрации»;
  • Далее нажимаем на слово «автоматически» в настройках, заданных по умолчанию;
  • Меняем автоматическую регистрацию на регистрацию вручную.

включить ручное распределение

Как изменить настройку  «Настроить передачу ответственному»

Для того чтобы изменить ответственное лицо, и порядок его определения нужно:

  • Перейти в раздел «Правила регистрации», аналогично с предыдущей настройкой;
  • Выбрать подходящий способ регистрации ответственного лица.
  • Измените порядок определения ответственного, если правило вам не подходит.

передача ответственному

Как получать документы в СБИС: поэтапная инструкция

Поступающие документы с помощью функционала СБИС определяются в раздел «Документы» — «Входящие». Обработка входящих документов включает в себя три этапа: получение, изучение и подписание.

После прохождения всех этапов, документы сохраняются в системе, и нет необходимости в подписании их на бумажном носителе, так как они носят равную юридическую силу.

сбис документы

Этап 1. Получение документов

Когда Вам поступит входящий документ, система СБИС автоматически уведомит Вас о поступлении с помощи оповещения. В случае если Вы настраивали дополнительные способы получения уведомлений, Вам также может быть направлено соответствующее письмо на электронную почту.

  • Для того чтобы ознакомиться с документом, необходимо нажать на кнопку «Обработать».
  • Если Вы хотите обработать документ позднее, то  выберите кнопку «Отложить».

Таким образом, входящий документ останется непрочитанным, а Вы будете периодически получать уведомления, чтобы не забыть о нем. Также Вы можете назначить конкретное время для напоминания о документе.

получение

Этап 2. Ознакомление с документами

Когда Вы приступите к обработке документа, Вам необходимо будет перейти во входящие и открыть полученный файл.

Во вкладке «Документы» будет отображено имя отправителя и приложенные к письму файлы. Необходимо проверить данные документов на корректность на данном этапе.

ознакомиться

Этап 3. Утверждение документов

После проверки документа на корректность, при обнаружении замечаний нажмите «Отклонить» и укажите причину. В случае если предоставленный документ корректен, нажмите «Утвердить», тем самым подписав его.

Для того чтобы пользоваться функцией обмена документов необходимо приобрети тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».

утвердить

После того как Вы утвердите полученный документ, для Вас и отправителя документ становится юридически значимым и содержит подписи обеих сторон.

 

Понравилось? Поделись с друзьями:
Оставить отзыв

Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.