Как пригласить контрагента в СБИС для ведения совместного документооборота

пригласить контрагента в СБИС

СБИС предоставляет пользователям более чем широкий функционал по работе с разнообразными документами. Используя возможности системы, можно создавать новую документацию, корректировать её и удалять, а также отправлять в соответствующие органы. При этом можно вести совместный документооборот со своими контрагентами. Для этого их надо пригласить в систему.

Процесс приглашения контрагента в СБИС

Нужно просто предложить своим партнёрам присоединиться к системе документооборота в электронном виде. После этого они смогут оперативно и безопасно совершать обмен файлами между собой когда угодно, вне зависимости от расстояния. Если бумаги подписаны при помощи электронной подписи, они имеют ту же силу, что и бумажные, подтверждённые печатью с подписью. Соответственно, намного упрощаются многочисленные процессы.

Перед тем, как будет отправлено приглашение для подключения, следует попросить пользователя, чтобы он согласился на это в письменном виде.

Можно также узнать, работает ли сейчас контрагент в СБИСе. Осуществить это легко, увидев статус в его профиле.

  • Например, если пользователь увидит возможность пригласить контрагента — значит, тот ещё не подключен к системе. Можно пригласить его, кликнув мышкой по значку статуса.
  • Если есть отметка о возможности повторного приглашения, контрагент уже получал такое предложение, но не откликнулся на него. Можно пригласить его повторно.
  • А вот если есть отметка о подключении к СБИС, контрагент уже пользуется системой электронного документооборота.
  • Если же есть сведения о подключении головной организации, это значит, что компания контрагента пользуется сервисом.
  • А если есть заметка об активированном аккаунте, это говорит об участии контрагента и об истекшем сроке его лицензии.

Если подключение компании уже произошло, надо сообщить, что пользователь тоже готов к обмену электронными документами. Это можно сделать как при помощи телефонного звонка или электронной почты, так и посредством письма, отправленного из СБИС.

При этом, заключение дополнительного договора или подписание соглашения с контрагентом в случае перехода на электронный документооборот не понадобится.

Отправка приглашения контрагенту через СБИС

Чтобы отправить приглашение контрагенту в рамках системы СБИС, понадобится:

  • Выбрать нужного человека в разделе «Компания» и совершить переход на его карточку;
  • Откроется форма приглашения, в которой нужно заполнить поля;
  • Если в кабинете пользователя указано несколько организаций, нужно выбрать отправителя;
  • Нужно указать электронную почту контрагента — при наличии ящика он будет автоматически указан системой;
  • В комментарии можно оставить краткое сопроводительное замечание.

После того, как все поля заполнены корректным образом, останется только отправить письмо, приглашая нужного человека зарегистрироваться в СБИС.

Следует обратить внимание на то, что отправка электронных документов доступна для любой компании, даже если та не подключена к СБИС.

Контрагент, который не зарегистрирован в сервисе, на электронную почту придёт письмо, в котором будет указана ссылка для загрузки документов. Также такое письмо будет содержать приглашение присоединиться к СБИС.

Выводы: как пригласить контрагента в СБИС

Итак, пригласить нужного контрагента в СБИС не составит никакого труда. А если он уже там имеется, пользователь узнает об этом гораздо раньше, чем отправит приглашение, которое в этом случае является неактуальным.

Кроме того, пользователь, проверив данные в карточке, сможет понять, в каком статусе находится контрагент в данный момент. И, исходя из этого, можно принимать решение, стоит ли приглашать пользователя или сразу начинать с ним работу.

Понравилось? Поделись с друзьями:
Оставить отзыв

Публикуя свою персональную информацию в открытом доступе на нашем сайте вы, даете согласие на обработку персональных данных и самостоятельно несете ответственность за содержание высказываний, мнений и предоставляемых данных. Мы никак не используем, не продаем и не передаем ваши данные третьим лицам.